Концепция по безопасности. Тендер и дебиторская задолженность.
Экономика и ее безопасность - это главное направление в деятельности всех предпринимателей, как в производственной сфере, так и в сфере услуг.
Мероприятия в рамках обеспечения экономической безопасности направлены на минимизацию финансовых потерь предприятий. Их множество.
В этой статье мы остановимся на основных моментах в указанном направлении коммерческой деятельности, это и исключение потерь при заключении различных договоров (купли-продажи, лизинга, поставок и т.п.), а также, организация и проведение работ по недопущению дебиторской задолженности.
Первое. Остановимся на договорах, ее тендерной основе.
Что такое тендер? Те́ндер (англ. tender — предложение) — конкурентная форма отбора предложений на поставку товаров, оказание услуг или выполнение работ по заранее описанным в документации условиям, в оговоренные сроки на принципах состязательности, справедливости и эффективности. Контракт заключается с победителем.
Чтобы провести тендер, руководитель предприятия в обязательном порядке должен создать тендерную комиссию, которой поставить задачи и определить круг решаемых вопросов.
Все проекты договоров должны проходить стадию тендерной подготовки, результаты которой рассматриваются на заседании специальной комиссии и решение принимается большинством его членов.
Основанием заседания тендерной комиссии является Приказ по предприятию, в котором определяется низший предел денежных сумм, по которым проведение тендера обязательно.
Предприятие провело тендер, выявило победителя и началась подготовка договора к заключению контракта.
При подготовке к заключению договора, необходимого для производственной деятельности предприятия, важно, чтобы его проект согласовался с заинтересованными лицами по отдельному образцу документа.
Чем хорош тендер? Своей мотивацией на минимизацию экономических потерь, конкретной целью найти лучшего, по тем же экономическим мотивам, клиента. Вот они преимущества тендера:
- решение принимается коллегиально;
- рассматривается множество предложений от контрагентов;
- имеется возможность изучить контрагента по представленным им на тендер документам;
- по каждому претенденту выслушать мнение специалистов;
- на заседании тендерной комиссии, как правило, вскрываются вопросы качества представляемых товаров или услуг;
- по результатам решения комиссии есть возможность провести дополнительную проверку контрагента;
- провести, соответственно, голосование;
- и с моральной точки зрения, при рассмотрении на тендерной комиссии предложения претендента, практически можно исключить вопросы протаскивания «своего» клиента.
К тому же, что немаловажно, на тендерной комиссии можно выяснить или выявить, кто занимается лоббированием своих интересов?
Поверьте. Как показывает практика, заинтересованных должностных лиц, которые по какой-то родственной или дружеской линии мечтают и желают заключить договор – множество.
В рамках обеспечения экономической безопасности предприятия, в любом случае, по результатам решения тендерной комиссии, дальнейшую проверку претендента на контракт должна проводить служба безопасности.
Вы спросите, а зачем столько мероприятий. Цель одна, что бы потом меньше было финансовых потерь, связанных с дебиторской задолженностью.
Ну а последнее слово – за директором предприятия.
Второе. Дебиторская задолженность.
Дебиторская задолженность, англ. Accounts receivable (A/R) — это сумма долгов, причитающихся предприятию, фирме, компании со стороны других предприятий, фирм, компаний, а также со стороны граждан, являющихся их должниками.
Предприниматели знают, большинство испытало на себе, что такое задолженности контрагентов.
В этой статье мы дадим несколько рекомендаций, как проводить работу с должниками.
Изначально, говоря сухим юридическим языком, работа с дебиторской задолженностью включает в себя:
- комплексную проверку дебитора на начальном этапе;
- юридическое сопровождение сделок;
- финансирование дебиторской задолженности;
- учёт, контроль, оценку эффективности дебиторской задолженности;
- взыскание просроченного долга;
- претензионная работа с недисциплинированными дебиторами.
К тому же, дебиторская задолженность – это экономические отношения предприятия с контрагентом. Но одно дело на словах, другое на практике.
Мы говорили об учете и контроле. Для этого необходимо:
- руководитель крупного предприятия, где заключенных договоров сотни, должен назначить специалиста (специалистов) по контролю над исполнением взятых договорных обязательств, как предприятием, так и контрагентом. Это дело необходимо оформить приказом.
Специалисты – это юристы, сотрудники бухгалтерии и иные работники;
- по каждой отдельной просроченной задолженности со стороны контрагента по ранее заключенным договорам, ответственный сотрудник заводит наблюдательное дело, в котором размещает все необходимые документы (договор и приложения к ним, акты сверок, претензионные письма, ответы и т.д.);
- в наблюдательном деле, где размещаются указанные выше документы, должна быть опись;
- далее, должна проводиться дальнейшая работа по конкретной задолженности в рамках действующего законодательства, вплоть до подготовки искового заявления в Арбитражный суд.
Также, важно, чтобы с момента возникновения дебиторской задолженности, свою работу начали проводить сотрудники службы безопасности, с выяснением причин и условий возникновения долга.
Думаем, что руководители предприятий и организаций из статьи возьмут для себя полезное в своей деятельности, связанных со своей безопасностью, на примере заключения договоров и работы с должниками.
