Согласование проекта договора.
В предыдущей статье мы остановились на вопросе подготовки проекта договора. В данной статье переходим к порядку согласования проекта всеми заинтересованными должностными лицами предприятия.
Для чего необходимо согласование? В связи с чем возникает такая необходимость?
В крупных организациях, где на предприятии десятки подразделений, когда, к примеру, от поставок каких-либо комплектующих элементов зависит сам процесс производства, в данном случае необходимо согласование.
Итак, порядок согласования проекта договора.
Проект договора до его подписания Генеральным директором или должностным лицом, исполняющим его обязанности, должен быть согласован за подписью руководителей подразделений предприятия в соответствии с их компетенцией, в следующей последовательности:
- подпись должностного лица (руководителя) подразделения-исполнителя осуществлявшего подготовку проекта договора;
- подпись финансового директора общества или лица исполняющего его должностные обязанности;
- подпись главного инженера предприятия, в случае если заключение договора каким-либо образом связано с работой служб подчиненных главному инженеру;
- подпись директора по качеству или лица исполняющего его функции, если заключение договора или его исполнение связано с качеством товарно-материальных ценностей;
- подпись главного бухгалтера предприятия;
- подпись руководителя отдела по снабжению и логистике, в случае если заключение договора связано с последующей поставкой материалов и комплектующих изделий;
- подпись сотрудника юридического отдела.
Теперь, следующее. Способы согласования проекта договора.
а) Подразделение-исполнитель направляет проект договора одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора, и получает от них соответствующее заключение в письменном виде (в данном случае подписи соответствующих лиц на листе согласования не требуется, а к проекту договора подшивается письменное мнение соответствующего лица, уполномоченного на согласование проекта договора).
б) Подразделение-исполнитель последовательно передает проект договора на согласование в структурные подразделения (согласование проекта договора осуществляется путем проставления подписи (визирования) соответствующего лица в листе согласования.
в) Способ согласования проекта договора выбирается подразделением-исполнителем самостоятельно в зависимости от планируемых сроков заключения договора.
К проекту договора прикладываются документы (копии документов), которые передаются после согласования проекта договора в юридический отдел предприятия. Перед согласованием любое должностное лицо, участник согласования проекта договора, вправе знакомиться и изучать приложения к договору.
Замечания и предложения по проекту договора излагаются в письменной форме за подписью руководителя, согласующего подразделения, или его заместителя и передаются в подразделение-исполнителю, которое учитывает в проекте договора поступившие замечания и предложения.
Важно. Все письменные замечания и предложения к проекту договора также, являются частью договора, и, соответственно, к нему прилагаются.
Сроки согласования с представлением письменных замечаний проекта договора устанавливает подразделение-исполнитель.
В случае необходимости увеличения срока или его уменьшения, согласующее подразделение направляет исполнителю мотивированное уведомление с указанием срока, в течение которого проект договора будет согласован или будут представлены мотивированные замечания (предложения).
И, наконец, разрешение возникших разногласий.
При возникновении разногласий по замечаниям и предложениям подразделение-исполнитель разрешает их в рабочем порядке с привлечением сотрудников юридического отдела предприятия и других должностных лиц.
При наличии существенных замечаний по проекту договора, поступивших от руководителей предприятия, участвующих в согласовании, юридический отдел направляет инициатору договора служебную записку с перечнем замечаний, детальным обоснованием отказа от визирования и вносит свои предложения по дальнейшей отработке договора.
Типовые договоры (договоры которые оформляются на предприятии постоянно, либо договоры утвержденные на предприятии), заключение которых носит постоянный характер, по решению руководителя подразделения-исполнителя могут быть представлены на согласование только в юридический отдел, главному бухгалтеру и должностному лицу, когда договор связан с работой того или иного подразделения предприятия.
Согласованный структурными подразделениями проект договора до его подписания генеральным директором должен быть в рабочем порядке согласован с контрагентом.
Проекты договора, поступившие на подписание в организацию от контрагента, проходят порядок согласования аналогичный порядку, установленному для согласования проекта договора на предприятии.
В заключение. При соблюдении указанной цепочки согласования проектов договоров, ответственность над его исполнением возрастает.