ПОДДЕРЖКА БИЗНЕСА. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ.
Важным и необходимым звеном в деятельности любого предприятия, отдельной коммерческой структуры, является организация документооборота, контроль над движением значимых для бизнеса документов, их исполнение и хранение.
В данной статье мы расскажем Вам об основных правилах ведения делопроизводства на предприятии.
Многие бизнесмены говорят: «А зачем нам бумажные носители информации, если мы можем успешно пользоваться электронными носителями информации?». Разрешите возразить. Назначение электронных носителей информации – это лишь ускоренный обмен информацией. Не будем же мы заключать, к примеру, договор купли-продажи только на дискетах? Нет, конечно, и здесь просто необходим деловой оборот документов, т.е. делопроизводство, его организация и порядок ведения.
Основные принципы:
Документооборот и делопроизводство включают в себя следующее: подготовка документов, их регистрация, исполнение и архивирование.
По своему информационному содержанию документы распределяются на общедоступные и на документы, которые содержат сведения, составляющие коммерческую тайну.
Движение документов на предприятии, их учет и регистрацию, осуществляет секретариат (канцелярия) предприятия.
Контроль над движением документов в подразделениях крупных предприятий возлагается на их руководителей.
Порядок ведения делопроизводства.
Как организовать документооборот?
Сотрудники секретариата (канцелярия), в лице его руководителя, или просто секретари в небольших компаниях, предприятиях, организациях при осуществлении делопроизводства должны руководствоваться установленными в виде Инструкций, Правил следующими нормами и правилами:
1. Делопроизводство на предприятии ведется в соответствии с утвержденной руководителем номенклатурой дел.
2. Все документы должны регистрироваться в журналах входящих документов.
3. Не подлежат регистрации документы в соответствии с отдельным установленным Перечнем документов.
4. Отдельные документы подлежат утверждению руководителем предприятия.
5. Руководитель организации и секретарь должны знать и подготовить соответствующий Перечень документов, на которых ставится печать предприятия.
6. Документы, которые направляются за пределы предприятия, должны регистрироваться в специальном журнале исходящих документов.
7. Исполненные документы должны храниться в отдельных папках по направлениям производственной деятельности.
8. Подготовка документов для направления в архив, их архивация по срокам хранения, производится в соответствии с действующими требованиями законодательства Российской Федерации.
9. Уничтожение документов, в отношении которых истекли сроки хранения, производится на основании решения экспертной комиссии по отдельному акту. А если в организации нет соответствующей комиссии, то решение по данному вопросу принимает руководитель и главный бухгалтер.
Документы, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
Все руководители в своей производственной деятельности обязаны заботиться о сохранности своих же бизнес-планов. И, главное, об этих сведениях не должны знать конкуренты.
Как сохранить коммерческую тайну?
Документооборот с содержанием сведений, составляющих коммерческую тайну, как правило, осуществляет подготовленный специалист предприятия, который должен знать тонкости этой работы.
Порядок и правила в этом направлении деятельности следующие:
- регистрация документов с содержанием сведений по коммерческой тайне производится в журналах входящих и исходящих документов по отдельному Перечню;
- выдача сотрудникам документов с содержанием коммерческой тайны для исполнения производится с письменного разрешения руководителя и с указанием сроков выполнения;
- исполненные по срокам документы возвращаются ответственному сотруднику, выдавшему документ;
- исполненные документы, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну, хранятся в специально оборудованных для этого помещениях;
- документы, содержащие сведения коммерческой тайны, из архива выдаются исполнителю с письменного разрешения руководителя;
- по документам, которые не исполнены в установленные сроки или не сданы на хранение в архив, ответственный сотрудник (секретарь) докладывает в виде служебной записке руководителю предприятия.
- копирование документов, содержащих коммерческую тайну, производится с письменного разрешения руководителя и с указанием количества копий;
- сведения, изложенные в заявке на копирование, заносятся в специальный журнал;
- вынос за пределы предприятия документов, составляющих коммерческую тайну, запрещается;
- в случаях производственной необходимости вынос осуществляется только с письменного разрешения руководителя с регистрацией в журнале исходящих документов;
- документы, содержащие сведения о коммерческой тайне, все специалисты предприятия должны хранить в закрытых помещениях, сейфах и т.п.
- руководители подразделений предприятия постоянно обязаны осуществлять контроль над движением, исполнением и хранением документов, содержащих сведения коммерческой тайны.
Сама эта статья построена так, что все руководители, заинтересованные в нормальном документообороте в организации, могут на ее базе подготовить свою Инструкцию и соответствующие Перечни документов.
