Взаимодействие с проверяющими органами.
Очень важным звеном в повседневной деятельности предпринимателей являются вопросы защиты своего бизнеса от несанкционированных проверок со стороны сотрудников государственных органов. В соответствии с Законом Российской Федерации № 294 проверки могут быть как плановыми так и внеплановыми. Итак, может возникнуть ситуация, когда в Ваш офис придут проверяющие. Это могут быть и сотрудники налоговой инспекции, это может быть уполномоченный участковый инспектор, или представители службы государственной пожарной охраны, торговой инспекции и т. д.
Важно различать понятия санкционированных и несанкционированных проверок Вашей финансово-хозяйственной деятельности.
Санкционированная проверка – это когда в офис приходит сотрудник государственных органов с отдельным постановлением, подписанным или утвержденным его непосредственным руководителем, с соответствующей печатью и подписями.
Несанкционированная проверка – это когда к Вам для проверки приходят представители государственной службы без какой-либо утвержденной руководством бумаги.
Кроме того, возникает вопрос: А кто они, эти проверяющие? Необходимо помнить, что проверяющие – это должностные лица, которые наделены полномочиями по Закону и обладают конкретными правами и обязанностями по своему направлению деятельности.
Крайне важны действия сотрудников компании при прибытии проверяющих сотрудников государственных служб.
В данной статье мы остановимся на основных вопросах взаимодействия бизнесменов и проверяющих сотрудников при прибытии к первым в офис, на склад, или в магазин.
Каждый руководитель организации и его сотрудники просто должны быть готовы к встрече проверяющих.
Для этих целей со своими подчиненными необходимо провести некоторые организационные мероприятия.
Итак, первое.
Подготовительные мероприятия.
В организации необходимо создать наблюдательное делопроизводство и подготовить все необходимые документы для представления проверяющим. Лучше всего, как показывает практика, подготовить для своих сотрудников соответствующую Памятку на случай проверки, которую персонал должен хорошо изучить.
Документы, которые существуют в единственном экземпляре, хранятся отдельно у руководителя компании. При необходимости снимаются копии, заверяются у нотариуса и представляются по требованию проверяющему.
Далее, необходимо провести разъяснительную работу с персоналом компании, по результатам которой сотрудники должны знать:
- название компании;
- Ф.И.О руководителей;
- свою должность;
- дату приема на работу;
- свои обязанности по трудовому договору (контракту), включая заработную плату;
- место регистрации компании;
- конкретное рабочее место.
На другие вопросы при проверке сотрудники могут не отвечать.
Второе.
Сам процесс проверки. Каковы же должны быть действия персонала компании?
В случаях, когда на момент прибытия проверяющих в компанию, на месте отсутствуют руководители (генеральный директор, его заместители, директора направлений производственной деятельности), дежурный менеджер или секретарь узнают цель визита, и сообщают руководителям.
Руководитель компании или его заместитель после получения информации о проверке обязаны прибыть на рабочее место и организовать работу с проверяющими, в том числе:
- предоставить место для проверяющего;
- выяснить направление проверки (что будут проверять?);
- по этикету предложить чай или кофе;
- предоставить необходимую по запросу документацию;
- при необходимости поручить работу с проверяющими подготовленному сотруднику компании по направлению проверки;
- на период проверки находиться рядом с проверяющим и лично присутствовать при проверке каждого документа;
- быть готовым разъяснить проверяющему (ответить на) все интересующие вопросы.
Не рекомендуется поручать работу с проверяющими сотрудникам, юридически и информационно не подготовленным, а также связанным с финансово-отчетной документацией (главный бухгалтер и т. д).
В работе с проверяющими руководитель или его заместитель обязаны детально ознакомиться с текстом постановления, которое представляется при проверке, включая:
- соответствие фамилий проверяющих с данными, указанными в постановлении;
- соответствие подписей руководителей и наличие печатей органа проверки.
При прибытии в офис сотрудников из государственных органов без соответствующих постановлений (несанкционированная проверка), предмета для проверки нет, значит ничего представлять не нужно, тем более объясняться.
Далее, в соответствии с постановлением представляются необходимые документы. Необходимо знать, что при проведении проверки или по ее результатам, документы не изымаются и не копируются. Это допускается только тогда, когда проверка проводится в рамках уголовного или административного расследования.
Третье.
Каждый руководитель должен знать права и обязанности самих проверяющих. Один из примеров.
Допустим, Вам в офис прибыли сотрудники ОБЭП (отдел по борьбе с экономическими преступлениями).
По прибытии проверяющие обязаны представиться (с предъявлением служебных удостоверений и названия ОВД) и информировать руководство организации о целях визита.
Основанием для проверки является Постановление о проведении проверки (ревизии) финансовой, хозяйственной, предпринимательской, торговой деятельности.
Постановление подписывается руководителем, с указанием его должности, названия ОВД.
В постановлении определяется полный перечень вопросов и сведений, подлежащих проверке.
С постановлением в обязательном порядке знакомится руководитель проверяемого предприятия, которому под роспись вручается копия постановления.
Проверке подлежат:
- учредительные документы;
- документы по аренде помещения;
- разрешение на реализацию продукции;
- разрешительные документы на установку рекламы;
- налоговые, экономические и финансовые документы, включая сертификаты качества;
- контрольно кассовые машины и кассовые журналы;
- договоры поставки и сведения о поставщиках.
Также
- производится осмотр производственных, складских, торговых и иных служебных помещений;
- при необходимости проводится закупка товара;
- изучаются документы производственной и хозяйственной деятельности;
- на время проведения проверки (в случае необходимости) опечатываются кассы, помещения и места хранения документов, денег и материальных ценностей.
Срок проведения проверки до 10 дней.
В отдельных случаях проверяющие вправе самостоятельно возбудить административное дело с составлением протокола и в соответствии с Административным Кодексом РФ руководитель ОВД может наложить штраф как на юридическое, так и на физическое лицо.
По результатам проверки, в случаях нарушения отдельных норм и требований по предпринимательской деятельности, возможно обращение сотрудников ОБЭП с ходатайством к прокурору о возбуждении уголовных дел по отдельным статьям Уголовного Кодекса РФ.
Изъятие или выемка документов, денег и материальных ценностей проводится только в рамках возбужденного уголовного дела и по Постановлению, подписанному прокурором (заместителем прокурора), при наличии на нем гербовой печати прокуратуры.
Обыск в производственных и офисных помещениях, а также изъятие документов, составляющих коммерческую тайну, производится только по решению суда.
Другой пример. Сотрудники полиции. Какие у них права?
Офис могут проверять участковый уполномоченный, оперуполномоченный уголовного розыска (УР).
Участковый уполномоченный полиции закрепляется за объектами промышленности, торгового и бытового обслуживания, жилого сектора по дислокации территориального ОВД.
Во время расследования уголовного дела, на закрепленной территории участковый имеет право проверять производственные и офисные помещения в любое время суток, без предварительного согласования и соответствующих сопроводительных документов, но при предъявлении соответствующего постановления.
По прибытии сотрудники представляются (с предъявлением служебных удостоверений и названия ОВД), информируют руководство предприятия о целях визита.
Проверке подвергаются:
- персонал предприятия, включая проверку места рождения и проживания сотрудников, места регистрации и жительства и того, какие работы он выполняет;
- автотранспорт предприятия, частные автомобили (документы на регистрацию, закрепление и т.д.);
- документы по аренде;
- производится осмотр производственных, складских, торговых и иных служебных помещений.
Участковый уполномоченный и оперуполномоченный УР по своим должностным обязанностям не вправе проверять документы финансовой деятельности и документы, составляющие коммерческую тайну.
По результатам проверки при необходимости (выявление недостатков), составляется акт от своего имени или выносится предписание от имени начальника ОВД и/или его заместителя с указанием недостатков и сроков их устранения.
Как мы видим, каждому руководителю организации стоит заранее готовиться к возможным проверкам. Для подготовки соответствующей Памятки для персонала необходимы опытные юристы. К тому же, необходимо постоянно отслеживать изменения в законодательной базе в области контролирующих органов и вносить в Памятку соответствующие изменения и дополнения.
