ПОДДЕРЖКА БИЗНЕСА. СТРУКТУРА ПОЛОЖЕНИЯ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ.
Договорная работа, ее ведение – основная и самая значимая деятельность каждого предприятия. Неважно, идет ли речь о производстве, или о предоставлении различного рода услуг.
В данной статье, исходя из практических навыков работы на крупных предприятиях, мы структурно постараемся рассказать о документе, в котором будут отражены основные принципы договорной работы.
Цель этой статьи – минимизация финансовых потерь предприятия или иной коммерческой структуры при ведении договорной работы. А вернуть деньги или имущество, даже с помощью арбитражных судов, как показывает практика, довольно сложно. Кроме того, дебиторская задолженность может возникать не только по вине Ваших клиентов, но из-за отсутствия организации работы в этой сфере.
Подготовку Положения о ведении договорной работы на предприятиях должны производить опытные юристы, которые самим непосредственным образом связаны с работой по договорам.
Первое. Общие положения.
Положением о договорной работе устанавливается порядок подготовки, заключения, регистрации и хранения договоров, а также обеспечения контроля за их исполнением.
Положение распространяется на гражданско-правовые договоры, контракты, соглашения, дополнительные соглашения, протоколы согласований, меморандумы и протоколы о намерениях, а также любые иные.
Второе. Подготовка проекта договора.
В этой главе Положения необходимо детально расписать сам процесс подготовки проекта договора, какое структурное подразделение предприятия, т.е. подразделение-исполнитель, вносит предложения.
Важно, чтобы в главе были изложены основные требования к договору, соблюдена его стилистика, взаимодействие с контрагентами и т.д.
Кроме того, при подготовке проекта договора с иностранными лицами текст договора дублируется на иностранном языке, подразделение-исполнитель до согласования проекта договора привлекает для подтверждения идентичности текстов договора квалифицированного переводчика. И это тоже должно быть отражено в Положении. Наша страна набирает обороты во внешнеполитической деятельности, и важную роль в этой сфере играют предприниматели.
Третье. Согласование проекта договора.
Здесь необходимо расписать способы согласования проекта договора. Они могут быть различными. К примеру:
Подразделение-исполнитель направляет проект договора одновременно во все структурные подразделения, участвующие в согласовании проекта договора.
Подразделение-исполнитель последовательно передает проект договора на согласование в структурные подразделения предприятия.
Подразделение-исполнитель выносит проект договора на обсуждение Технического Совета.
Четвертое. Важным звеном является подписание договора, его регистрация и хранение.
Согласованный и подписанный договор регистрируется и хранится в подразделении-исполнителе по установленным правилам документооборота.
Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение (регистрацию) такого договора. В случае если это предусмотрено в договоре, нотариальное удостоверение либо государственную регистрацию осуществляет контрагент по договору.
Важно. Подписание договора, по которому имеются неурегулированные вопросы или замечания, допускается только в случае прямого письменного указания Генерального директора.
Пятое. Заключение договора на торгах.
Договоры, подлежащие заключению путем проведения торгов (конкурса), определяются внутренними документами предприятия. Порядок формирования конкурсных комиссий, проведения конкурсных процедур и принятия решений о заключении договоров по результатам торгов устанавливается отдельными внутренними нормативными документами.
Шестое. Важным звеном в подготовке Положения играет прием исполненных обязательств по договору.
Исполнение договора или отдельных его обязательств фиксируется, как правило, подписанием сторонами документа о выполненных работах, поставленных товарах, оказанных услугах, проведенных расчетах и т.д.
В указанной графе при подготовке проекта Положения разработчики должны подробно расписать условия исполнения обязательств, формы приема, имеется в виду, различного рода акты и т.д.
Седьмое. Контроль за исполнением договора.
Это важнейший момент исполнения договорных обязательств
В Положении необходимо установить форму сообщения о нарушении контрагентом условий договора. Подразделение-исполнитель прикладывает документы, подтверждающие факт нарушения договора, справки, расчеты, акты и другие документы, необходимые для решения вопроса о применении мер к контрагенту, о чем докладывает руководителю.
Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.
Особо важно: кто будет контролировать подразделение-исполнителя?
Ведь не секрет, что исполнители зачастую забывают о договорах, а от этого в финансовом плане страдает все предприятие. Здесь нужны жесткие формы контроля со стороны руководителя предприятия.
Восьмое. Ответственность за нарушение порядка ведения договорной работы.
Ответственность за нарушения порядка ведения договорной работы возлагается на подразделение-исполнителя и иных должностных лиц, участвующих в согласовании при заключении договоров с контрагентами.
В данном случае, в Положении должна быть расписана вся полнота ответственности за нарушения, от материальных взысканий до дисциплинарных.
Также важно, чтобы к проекту Положения были подготовлены необходимые приложения (акты, листы согласований, протоколы противоречий и т.д.).
Думаем, что руководителям предприятий практические рекомендации в сфере договорной работы будут полезны.
